行政审批中心实习报告

时间:2012-04-16 编辑:8012 手机版

学期将要结束了,学校为我们04级公关班安排了一次文秘公关实习。我在连云港市行政审批服务中心实习。在实习期间,对我影响最大的应该是作为一个社会人工作作风以及在工作过程中专业知识对工作的重要作用,因为这些都是我在校学习中不曾接触过的方面。实习是每个大学生必须拥有的一段经历,它使我们在实践中了解社会,让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识,受益匪浅,也打开了视野,增长了见识,为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础。  

第一天来到了行政审批服务中心,我内心又激动又紧张,因为这是我第一次踏上社会去实习。审批中心共有三个部门:综合处、督察处和协调处。我被分配到综合初实习。我们处里的李处长带我去参观了一下审批中心,给我做了一些介绍。使我了解到审批中心的工作人员的工作情况和工作环境。参观完之后李处长为我安排了一张办公桌。这是最靠门的一张桌子,在我对面的是处里的程秘书,还有两个处员,李处长的办公桌是在最里面的。坐在我自己的办公桌前,我可以看到他们每个人的工作情况。我打开桌上的电脑,在单位的内网上浏览了许多有关审批中心的办公事务。我对审批很有兴趣。今天我的工作任务是了解秘书日常工作的内容,主要是:接听电话、接待来宾、准备安排会议、帮忙档案整理工作,打印文件、发送文件、收发传真等一些文秘办公事务。  

综合处是要接待来客的一个处所,对于平时在课堂上学习的公关礼仪我掌握地还是不错,可是对于遇到实战我就手忙脚乱起来了,后来在程秘书的指导下,我协助她接待了一位来自连云港日报的记者,他们是来了解情况,写报道的。在来客来了我就站起来迎接并有礼貌地问:“请问你们是?”两位记者表明了来历,我和程秘书把他们接进来,随后我就为他们搬来了两张椅子放在李处长办公桌前,倒上茶,然后就可以做自己的工作了。这几天不断地有客人来,我在不断地锻炼自己这方面的能力。现在已经可以像程秘书那样从容不迫地接待来客了。

在实习期间正巧我遇到了一次公关事件:我所在实习的单位是连云港市审批中它是一个直接为广大群众服务的政府机构,它为连云港市的国土局、规划局、水利局、交通局、发改委等三十多个政府机关提供了便利。始终本着“便民、规范、高效、廉洁”的宗旨为广大群众服务。可他们还不忘做公关调查,对每个单位发了一封《市审批中心征求意见函》,我也参与了其中的一些文秘工作。我帮助程秘书盖章、文件装订、装信封、封信封,最后把这些信送给了专门分发信件的秘书。我做的时候很小心仔细,所以很快就完成了。还受到了李处长的表扬,说我办事效率挺高的。下午的时候有个邮递员把其中的一封信送回来了,因为那个公司的地址有变动了,然后程秘书就交给我一个电话号码,要我打电话去问清地址再重新打印信封最后把信寄出。我回忆起 顾 老师上课给我们讲的打电话的礼仪,打电话前要先准备好纸和笔,我拿起电话拨通了号码,用温和的声音先介绍自己:“您好,我是行政审批中心的,请问是张经理吗?”我说话时注意语速,语言也简明扼要,很快问清楚了地址。随后我来到打印机前要在信封上正确地打出张经理收,我发愁了,因为我没有用过打印机啊,这时候办公室的小孙走过来,对我说:“我来交你用。”她告诉我打印信封和平时打印文件不一样,要把信封的反面向上,这样打出来的字才是正的。我又学会怎么用打印机了,心里乐滋滋的。最后我把信寄了出去,完成了程秘书交给我的任务。  

在实习的时候档案的整理让我充分地将理论与实际相结合,程秘书告诉我档案整理就是按照一定的原则和方法,对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目,使档案系统化的工作。我的任务是将行政审批中心XX年1月份到5月份的长期档案分类来整理。整理档案的主要目的是便于档案的保管和利用。一般来说,按照文件之间的历史联系整理出来的档案,也就能便于保管和利用了,二者基本上是一致的。在整理档案时,不能机械地运用保持文件关系的原则。对于某些不同载体的档案以及机密程度、保管期限、记录方式等不同的文件,应根据情况分别整理、合理组合、在相应的范围内保持文件的历史联系,以便于保管和利用。我还对全宗进行了近一步的了解,全宗是一个独立机关、团体、企事业单位或者著名人物在社会活动中形成的档案有机整体,是档案馆对档案进行科学管理的基本单位,也是国家档案全宗的基本分类单位。在整理档案的过程中,有时会遇到几个全宗的档案文件混在一起,这就需要判定档案所属的全宗。判定档案所属全宗,主要在于确定档案的形成者,即立档单位。一个全宗档案的构成,不外乎内部文件、发文(原稿、存本)和收文三种类型。在整理过程中我知道了档案要分别按照永久、长期和短期来分类的。程秘书把一叠长期保存的文件交给我,要我把它们全部起订,因为长期保存的文件保存的年限比较长,如果碰到水,或空气的受潮钉子会生锈,这样文件会失去了它的保存价值。我把钉子起完后按照年、月、日分别把文档排列好顺序,把档案交给程秘书。  

除了普通档案的整理,程秘书还教我把单位内部留下来存档的档案存到电脑中去。目的是为了今后领导要资料的时候能方便查找。我要把她交给我的一叠档案按照次序输入到电脑中。存档的要求要分别填写:1、全宗号,就是要按要求输入 001-0001-001 -001,001是代表长期存档的资料。2、件号,是一个包角中含有的文件页数。3、责任者,是指发文机关单位的负责人。4、题名,是文件的完整标题。5、日期,是成文的日期。6、期限,分为001永久,002长期,003短期三种。我按照程秘书的指导一步步地将每一份文件的各项要求输入,完成了任务。在整理档案的同时我也学习到了办公自动化的一些知识。  

在实习期间,单位正好要召开一个会议,会议订在第二天召开。这是我参与会场的布置的一次好机会。当天我先协同程秘书发出举办会议的通知,邀请各个部门的负责人来参加这次会议。回学校后我为第二天的会议作好准备,做了一些功课。第二天在会议前的两个小时,李处长要我和程秘书一起去布置一下会场。这是一次单位内部的小型会议,所以我们先注意会场的选择,选择了一个可容纳二十人的会议室就足够了,安排会议要先安排主席台的座次和与会人员的座位,前者以职位、声望高低居中依次向左右侧排列,后者可按汉字笔画、地区、行业等排列。还要注意悬挂标有会议名称的横幅、会徽、灯光布置、音响广播等。我还从办公室拿了一卷一次性的杯子又去泡了两热水瓶的水放在会议室旁边的桌子上。除了会前的准备工作我们还要在会议中旁听,我又学习了如何记录会议纪要。我们的准备使这次会议成功地开完了。会后我们起身送领导离开。最后我还得到了李处长的表扬。  

通过实习,我对文秘工作的重要性有了更深一歩的了解。特别是在新的形势下,文秘工作人员更要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和xxxx重要思想,学会运用马克思主义基本原则和方法,认真学习钻研党和国家的各项方针政策,充分把握政策的精神实质,及时了解和掌握上级领导不同时期的工作部署和要求,把政策具体落实下去化为实际行动,并强化组织协调能力,专业工作能力,检查指导能力,参谋咨询能力、文字表达能力和熟练使用各种自动化办公设备的技能,努力提高自身素质,加强世界观的改造,成为政治过硬,业务精通的合格文秘人员。

   眨眼之间,两个星期的实习就要接近尾声了,我的心情跌落到谷地,真的很舍不得离开李处长他们也舍不得离开这个已经熟悉了的工作环境。在行政审批服务中心我学到了许多课堂上学不到的东西,当我与综合处的领导还有老师一起工作的时,我不但学习到许多的工作经验还和他们结下了深厚的感情。最后一天的下午,领导告诉我一些她自己的工作经验和人生的哲理,让我受益匪浅。我的实习态度和实习成果都受到了李处长的表扬,她说以后还要我们常去学习,也协助她们工作。这次实习提高了我的文秘与公关工作能力和实际应用水平。我的收获很大,可我觉得自己还需要进一步学习专业知识,为以后工作奠定坚实的理论基础。良好的开端是成功的一半,我想这次实习会是我美好事业的开端,我相信自己一定会在公关文秘这份工作中轰轰烈烈地干出点作为的!

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